De plus en plus de responsable de projet d’implantation Business Process Management (BPM) ont tendances à diriger leur choix de solution informatique BPM en fonction des possibilités qu’elles offrent à long terme. À priori, faire un choix sur des considérations long terme pour investir dans quelque chose, est toujours valorisé. Par contre, il faudrait s’assurer que cela ne représente pas un frein à l’atteinte d’objectifs immédiats. Prenons, par exemple, une entreprise qui n’a pas encore documenté ses processus, qui par surcroit sont instables, et qui initie une démarche BPM dans le but de faire de l’optimisation. Celle-ci sera sans doute tentée de choisir une méthode et un outil d’optimisation destiné à des ingénieurs industriels dès le début du projet plutôt qu’une méthode de documentation orientée utilisateur dans un outil de partage d’information. Sur quoi devrait-elle se baser pour prendre cette décision?
Dans ce cas, il faut savoir que la documentation des processus est toujours bien plus large de portée que l’optimisation en elle-même, et que l’outil, aussi efficace qu’il soit pour optimiser, peut-être franchement improductif pour les nombreuses étapes préalables. Les gestionnaires qui, dans cette situation, choisiront un outil ou une méthodologie très complexe dès le début du projet le, feront en pensant qu’il est préférable et plus efficient de garder un même formatage de processus tout au long de celui-ci. Hors, les processus n’appartiennent pas au projet. Ils existent bien avant et bien après n’importe quel projet. Ils naissent avec l’entreprise, évoluent avec elle et meurent pour être remplacés par d’autres.
… un temps pour chaque objectif!
Est-ce qu’on donne un vélo d’adulte à un enfant de 3 ans? Non et une chance, car vous imaginez le temps qu’il prendrait à apprendre à s’en servir. On achète un tricycle pour commencer, et ce n’est pas inefficace parce qu’on sait que c’est ce tricycle qui va nous permettre de monter un jour sur le vélo d’adulte. De plus, le tricycle pourra encore servir à quelqu’un d’autre dans la famille. Le même principe s’applique au BPM, la méthode et l’outil ne peuvent pas être universels.
Les dispendieux outils de simulation et automatisation des processus sont souvent inutilisable pour une majorité d’employés non spécialisés et de gestionnaires. Et même si des professionnels savent s’en servir, il n’en demeure pas moins qu’ils auront besoin d’échanger avec les employés qui détiennent l’information du processus et les gestionnaires qui doivent prendre des décisions dans le projet.
Entamez donc votre démarche BPM équipé d’une méthode simple qui vous permettra à tous de comprendre comment ça fonctionne et surtout, pourquoi ça ne fonctionne pas. Ne vous en faites par pour le changement de format et l’utilisation de plus d’un outil. Les processus bien documentés sont les plus faciles à traduire.
Chaque chose en son temps, et un temps pour chaque objectif!
Il faut comprendre que le choix d’une solution de gestion des processus d’affaires dépend de la vision que l’on donne et de l’utilité qu’on recherche. Gestion par les processus ? Démarche d’optimisation ? Amélioration continue ? Système qualité ? Analyse d’affaire ? Implantation de système ? Autant de projets, autant de solutions logicielles sur le marché pour les supporter, mais un seul point commun, tous commencer par la bonne compréhension des processus d’affaires.